Pengelolaan biaya operasional memiliki peran yang sangat penting dalam menjaga keberlangsungan bisnis. Sebagai salah satu elemen utama dalam struktur keuangan perusahaan, biaya operasional yang dikelola dengan baik dapat membantu meningkatkan efisiensi, memaksimalkan keuntungan, dan memastikan stabilitas keuangan jangka panjang. Dalam kondisi persaingan pasar yang semakin ketat, kemampuan untuk mengendalikan biaya operasional menjadi keunggulan strategis yang tidak dapat diabaikan. Dengan pengelolaan yang tepat, perusahaan dapat mengidentifikasi pemborosan, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan membuat keputusan yang lebih efektif berdasarkan data yang akurat.

Namun, tantangan dalam pengelolaan biaya operasional sering kali muncul akibat kompleksitas proses bisnis dan kebutuhan untuk memproses data keuangan secara cepat dan akurat. Di sinilah peran teknologi, khususnya Sistem Informasi Akuntansi (SIA), menjadi solusi modern yang sangat relevan. Dengan memanfaatkan Sistem Informasi Akuntansi (SIA), perusahaan tidak hanya dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi pengelolaan keuangan, tetapi juga memperoleh insight yang mendalam untuk mendukung pengambilan keputusan strategis. Oleh karena itu, pengelolaan biaya operasional yang efektif dengan dukungan teknologi seperti Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan langkah penting bagi perusahaan untuk bertahan dan berkembang di tengah tantangan bisnis yang dinamis.

Artikel ini bertujuan memberikan pemahaman mendalam mengenai pentingnya pengelolaan biaya operasional bagi keberlangsungan bisnis dan bagaimana penerapan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dapat membantu perusahaan dalam merencanakan, memantau, dan mengendalikan biaya secara lebih modern dan strategis. Dengan demikian, artikel ini diharapkan dapat menjadi referensi bagi pelaku bisnis dan pengambil keputusan yang ingin mengoptimalkan manajemen biaya melalui integrasi teknologi informasi.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sistem informasi yang merekam dan melaporkan transaksi bisnis, aliran dana dalam organisasi, dan menghasilkan laporan keuangan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) mempunyai tiga tujuan utama: (1) Meningkatkan kualitas   dan   mengurangi   biaya   produksi   produk   atau   jasa   yang   dihasilkan, (2) Meningkatkan efisiensi kinerja bisnis, baik itu pada bagian keuangan dan bagian lainnya, (3) Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan.

Perusahaan yang telah menerapkan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merasakan peningkatan efisiensi dalam proses pengolahan data akuntansi. Selain peningkatan efisiensi operasional, dokumentasi yang dikumpulkan dari laporan keuangan dan manual penggunaan sistem menunjukkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) berperan penting dalam mendukung pengambilan keputusan. Data yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi (SIA) lebih terstruktur dan mudah diakses, memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang lebih tepat waktu dan berdasarkan informasi yang akurat.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) membantu perusahaan untuk lebih efektif dalam mengidentifikasi, mengukur, dan memitigasi berbagai potensi risiko yang dapat mempengaruhi kinerja dan stabilitas keuangan. Risiko yang dihadapi oleh perusahaan dapat berasal dari berbagai sumber, seperti risiko operasional, risiko pasar, risiko keuangan, serta risiko hukum.  Ketika perusahaan memiliki sistem informasi yang baik dan dapat dipercaya, proses identifikasi dan evaluasi risiko dapat dilakukan secara lebih efisien, yang pada gilirannya membantu perusahaan untuk merumuskan strategi mitigasi risiko yang tepat. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) memungkinkan perusahaan untuk memantau kondisi keuangan secara real-time, melakukan analisis tren, serta memprediksi potensi masalah yang dapat muncul di masa depan, sehingga langkah-langkah pencegahan dapat diambil sebelum masalah tersebut berkembang menjadi risiko besar.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) memainkan peran penting dalam menyusun anggaran operasional yang realistis dengan memanfaatkan data yang akurat dan terstruktur. Salah satu cara Sistem Informasi Akuntansi (SIA) mendukung proses ini adalah melalui analisis data historis yang terkumpul dari berbagai transaksi operasional sebelumnya. Data historis ini memberikan gambaran tentang pola pengeluaran perusahaan di masa lalu, seperti biaya produksi, pengeluaran logistik, dan biaya tenaga kerja. Dengan informasi ini, perusahaan dapat membuat estimasi anggaran yang lebih akurat berdasarkan tren dan pola yang telah terbukti, serta mengidentifikasi area yang mungkin membutuhkan perhatian khusus.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) juga memberikan kemampuan untuk melakukan analisis prediktif, yang memungkinkan perusahaan untuk memperkirakan kebutuhan anggaran di masa depan. Melalui proyeksi ini, perusahaan dapat merencanakan dan menyiapkan anggaran yang lebih baik dengan mengantisipasi potensi risiko atau peluang yang mungkin timbul. Proses ini membantu perusahaan untuk memprioritaskan alokasi dana sesuai dengan tujuan bisnis dan kebutuhan operasional yang mendatang.

Selain itu, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) menyediakan fitur pelaporan yang mendalam dan memungkinkan simulasi berbagai skenario anggaran. Dengan fitur ini, perusahaan dapat membandingkan beberapa opsi anggaran dan memilih yang paling sesuai dengan kondisi dan tujuan bisnis. Evaluasi berbasis data ini meningkatkan akurasi perencanaan dan memastikan anggaran yang disusun lebih realistis dan dapat diandalkan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) mampu mengintegrasikan data dari berbagai departemen, memberikan gambaran menyeluruh tentang kondisi keuangan perusahaan, yang membantu dalam merencanakan dan menyesuaikan anggaran secara lebih efisien. Keunggulan ini memastikan pengelolaan keuangan yang lebih efektif dan responsif terhadap perubahan.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) membantu perusahaan dalam mengidentifikasi variasi biaya dengan membandingkan anggaran yang direncanakan dengan biaya aktual yang dikeluarkan. Setiap pengeluaran yang tercatat dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA) otomatis dibandingkan dengan anggaran yang telah ditetapkan, sehingga setiap deviasi atau penyimpangan dapat langsung terdeteksi. Ketika biaya aktual lebih tinggi atau lebih rendah dari anggaran, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) memberikan laporan yang menunjukkan perbedaan ini, memungkinkan manajemen untuk segera melakukan analisis lebih lanjut. Dengan informasi ini, perusahaan dapat mengidentifikasi penyebab variasi biaya, apakah disebabkan oleh peningkatan harga, perubahan volume produksi, atau faktor lainnya, dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan untuk menjaga anggaran tetap terkendali.

Sistem informasi yang dibuat oleh perusahaan, terkadang membuat fitur khusus yang hanya bisa digunakan dan diakses untuk kepentingan perusahaan saja, atau bisa disebut sebagai fitur control internal. Fitur control internal dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dirancang untuk mencegah pemborosan dan kecurangan dengan memberikan pengawasan yang ketat terhadap setiap transaksi dan akses ke data keuangan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) memastikan bahwa hanya personel yang berwenang yang dapat mengakses dan memodifikasi informasi keuangan, melalui pengaturan hak akses yang jelas. Sistem ini juga mencatat jejak audit (audit trail) yang merekam setiap perubahan atau tindakan yang dilakukan dalam sistem, sehingga setiap transaksi dapat dilacak dan diawasi. Selain itu, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) memungkinkan pemantauan real-time terhadap pengeluaran dan transaksi, membantu mendeteksi ketidaksesuaian atau pengeluaran yang tidak sah. Dengan kontrol ini, perusahaan dapat mencegah tindakan curang, seperti penggelapan atau pemborosan, serta memastikan bahwa anggaran dan prosedur keuangan diikuti dengan disiplin.

Dalam implementasi Sistem Informasi Akuntansi (SIA) untuk pengelolaan biaya operasional, terdapat beberapa modul utama yang berperan penting dalam memastikan pengelolaan keuangan berjalan dengan baik. Modul-modul ini membantu perusahaan mencatat, memantau, dan menganalisis pengeluaran serta menyusun laporan keuangan yang akurat. Berikut adalah penjelasan modul-modul yang relevan:

• Buku Besar (General Ledger)

Buku Besar adalah kumpulan semua akun yang digunakan dalam sistem informasi perusahaan. Ukuran perusahaan dan ragam industri mempengaruhi jumlah akun yang digunakan.

• Akuntansi Biaya (Cost Accounting)

Akuntansi Biaya merupakan salah satu cabang ilmu akuntansi yang menghasilkan informasi terkait biaya. Akuntansi biaya adalah proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, dan penyajian biaya yang terkait dengan pembuatan dan penjualan produk atau jasa, serta penafsiran terhadapnya dengan menggunakan metode tertentu.

• Hutang (Account Payable)

Hutang adalah kewajiban yang muncul karena transaksi pembelian barang atau jasa secara kredit yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan dan harus segera dibayarkan dalam jangka waktu singkat.

Disamping itu, teknologi modern seperti cloud computing, ERP, dan AI memainkan peran kunci dalam mendukung pengelolaan biaya operasional melalui Sistem Informasi Akuntansi (SIA). Cloud computing memungkinkan akses data keuangan secara real-time dari berbagai lokasi dengan biaya infrastruktur yang lebih rendah, menjadikannya solusi hemat untuk perusahaan yang ingin mengelola biaya operasional secara efisien. ERP (Enterprise Resource Planning) menyediakan integrasi menyeluruh antara berbagai modul dalam SIA, seperti General Ledger, Accounts Payable, dan Cost Accounting, yang memudahkan koordinasi lintas departemen dan meningkatkan akurasi data. Sementara itu, AI mempercepat analisis data, mendeteksi pola pengeluaran yang tidak biasa, dan memberikan prediksi untuk membantu perusahaan mengambil keputusan berbasis data. Dengan kombinasi teknologi ini, SIA menjadi alat yang lebih canggih dan efektif dalam pengelolaan biaya operasional.

PT Astra International Tbk adalah contoh nyata perusahaan yang berhasil menggunakan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dalam pengelolaan biaya operasionalnya. Dengan mengimplementasikan sistem ERP berbasis cloud, PT Astra International Tbk mampu mengintegrasikan proses keuangan dari berbagai unit bisnisnya, memantau biaya operasional secara real-time, dan menghasilkan laporan keuangan yang lebih akurat. Selain itu, penggunaan modul Cost Accounting membantu PT Astra International Tbk dalam menganalisis struktur biaya, mengidentifikasi area penghematan, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Langkah ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memberikan fleksibilitas dalam menyesuaikan anggaran berdasarkan perubahan pasar, yang mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis perusahaan.

Dalam mengimplementasikan Sistem Informasi Akuntansi (SIA), perusahaan sering menghadapi berbagai kendala yang dapat menghambat keberhasilan sistem. Salah satu tantangan utama adalah biaya implementasi yang tinggi, termasuk investasi awal untuk perangkat lunak, perangkat keras, dan pelatihan. Hal ini sering menjadi penghalang, terutama bagi perusahaan kecil dan menengah. Selain itu, resistensi karyawan terhadap perubahan juga menjadi masalah umum, terutama jika mereka merasa tidak nyaman dengan teknologi baru atau khawatir sistem tersebut akan menggantikan peran mereka. Tantangan lain adalah kesalahan input data, yang dapat terjadi karena kurangnya pemahaman pengguna atau proses manual yang masih dilakukan dalam beberapa tahap.

Untuk mengatasi tantangan tersebut, perusahaan dapat mengambil beberapa langkah praktis. Pertama, pelatihan karyawan menjadi prioritas agar mereka memahami cara menggunakan sistem dengan efektif dan merasa percaya diri terhadap peran mereka dalam mendukung keberhasilan implementasi. Pelatihan ini juga membantu mengurangi kesalahan input data. Kedua, otomatisasi proses dapat menjadi solusi untuk meminimalkan pekerjaan manual yang rentan terhadap kesalahan dan meningkatkan efisiensi pengolahan data. Terakhir, pengembangan sistem yang user-friendly sangat penting agar karyawan dari berbagai latar belakang teknologi dapat dengan mudah beradaptasi. Dengan antarmuka yang intuitif, sistem menjadi lebih mudah digunakan, yang pada akhirnya mendorong tingkat adopsi yang lebih tinggi dan meningkatkan efektivitas pengelolaan biaya operasional perusahaan. Perusahaan yang ingin mengadopsi atau mengoptimalkan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dapat memulai dengan menganalisis kebutuhan spesifik untuk memastikan sistem yang dipilih sesuai dengan tujuan operasional. Dengan langkah-langkah ini, perusahaan dapat memanfaatkan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) untuk meningkatkan efisiensi biaya operasional dan daya saing.

Daftar Pustaka

Hari, K. K., Kainama, M. S., Corrina, F., Maelani, P., Purba, A. P., Kusumawaty, M., Welly, W. (2023). Akuntansi Biaya. Indonesia: CV. Gita Lentera.

Panjaitan, S. P., & Firdaus, R. (2024, November). Peran Sistem Informasi Akuntansi Dalam Mengoptimalkan Efisiensi Operasional Perusahaan. JIIC : Jurnal Intelek Insan Cendikia.

Sari, W. N. (2023, Januari). Menerapkan Pentingnya Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Dalam Transaksi Jual Beli di Bidang E-Business. Jkpim: Jurnal Kajian dan Penalaran Ilmu Manajemen, 1.

Sartono, S. A. (n.d.). Pengantar Akuntansi. CV. HWC GRUP.

Siringoringo, H., & Firdaus, R. (2024, November). Peran Sistem Informasi Akuntansi Dalam Pengelolaan Risiko Dan Kepatuhan Perusahaan Terhadap Regulasi. JICN : Jurnal Intelek dan Cendikiawan Nusantara.

Siswanti, T., Setiadi, & B. Sibarani, B. (2022). Pengantar Akuntansi. Pekalongan: PT. Nasya Expanding Management.

Penulis

Utami Dwi Nurcahyani